بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکت های کوچک

اگر شرکت شما کمتر از ۵۰ نفر پرسنل دارد، احتمالاً بین خرید یک دستگاه ارزان و یک سیستم کنترل تردد حرفه‌ای مردد هستید. یک خطای ساده ۵ دقیقه‌ای در محاسبه تردد هر پرسنل، در یک شرکت ۳۰ نفره، می‌تواند سالانه بیش از 1% از سود خالص شما را به‌طور پنهانی ببلعد. خرید اشتباه دستگاه علاوه بر پرداخت هزینه اضافی منجر به نارضایتی کارکنان و حتی اختلال در محاسبه حقوق می‌شود. پس واقعاً بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک کدام است؟

در این راهنما قصد داریم به بررسی موارد زیر بپردازیم:

• چه نوع دستگاهی برای شرکت‌های زیر 50 نفر مناسب‌تر است
• چه ویژگی‌هایی ضروری است
• چه اشتباهاتی نباید مرتکب شوید
• و در نهایت کدام گزینه از نظر اقتصادی منطقی‌تر است

چه ویژگی‌هایی برای شرکت‌های کوچک ضروری است؟

بر اساس تجربیات میدانی کارشناسان مجموعه نانوتایم در اجرای صدها پروژه موفق برای کسب‌وکارهای مختلف، انتخاب بهینه‌ترین راهکار برای شرکت‌های زیر ۵۰ نفر فراتر از خرید یک سخت‌افزار ساده است. برای یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه، بررسی دقیق سه فاکتور کلیدی زیر ضروری است:

۱. تحلیل ظرفیت و تعداد واقعی پرسنل (ظرفیت متناسب با تعداد پرسنل)

تعداد ۵۰ نفر مرز حساس تصمیم‌گیری میان دستگاه‌های “اقتصادی” و “میان‌رده” است. در صورتی که تراکم تردد پرسنل در یک بازه زمانی (مثلاً ۸:۰۰ تا ۸:۱۵ صبح) زیاد است، بنابراین سرعت شناسایی و پردازش دستگاه از اهمیت بالایی برخوردار است. در چنین شرایطی دستگاه‌هایی با سنسورهای بیومتریک پیشرفته (تشخیص چهره یا اثر انگشت نوری) برای جلوگیری از تشکیل صف توصیه می‌شود.

۲. مدل و پیچیدگی شیفت‌های کاری

نوع فعالیت شرکت یکی از عوامل تعیین‌کننده دستگاه است. در بسیاری از شرکت‌ها تنها یک شیفت کاری ثابت است و نیاز به نرم افزار با قابلیت‌های پیچیده نیست. اما در یک شرکت تولیدی که دارای چندین نوع شیفت (شیفت‌های چرخشی، شب‌کاری و شناور) است، نیاز به نرم افزار با قابلیت تعریف شیفت کاری متنوع است. همچنین ممکن است این مجموعه دارای پرسنل دورکار، هیبرید یا فعال در شعبه مختلف باشد، در چنین شرایطی نیاز به یک سیستم با قابلیت ثبت تردد بر اساس لوکیشن و با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین است.

۳.  چشم‌اندازهای رشد شرکت

خرید امروز نباید مانع پیشرفت فردا شود. کارشناسان نانوتایم همواره توصیه می‌کنند نگاهی به نقشه راه دو سال آینده داشته باشید. اگر احتمال می‌دهید طی دو سال آینده تعداد پرسنل شما از مرز ۵۰ نفر بگذرد، انتخاب دستگاهی با ظرفیت بالاتر توصیه می‌شود. یا اگر قصد توسعه شعب دارید به منظور مدیریت متمرکز داده‌های تردد و منابع انسانی، دستگاهی انتخاب کنید که قابلیت کارکرد در بستر وب یا ابری (Cloud) را داشته باشد.

4. روش‌های ارتباطی دستگاه

بهتر است دستگاهی تهیه کنید که باید علاوه بر کابل شبکه (LAN)، قابلیت تخلیه اطلاعات با فلش مموری یا WIFI را داشته باشد.

5. باطری داخلی یا UPS

در شرکت‌های کوچک معمولاً سیستم برق اضطراری مرکزی وجود ندارد. باطری داخلی باعث می‌شود دستگاه تا ۴ ساعت پس از قطع برق به کار خود ادامه دهد.

6. گارانتی و خدمات بعد از فروش

یکی از مهمترین مواردی که در حین خرید دستگاه الکترونیک باید به آن توجه کرد، خدمات پس از فروش و گارانتی محصول است.

بهترین سیستم حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک

دستگاه‌های اثر انگشتی اقتصادی

اقتصادی‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک دستگاه‌های اثر انگشتی هستندکهدارای سنسور نوری یا خازنی هستند. بسته به مدل، ظرفیت ثبت الگوی اثر انگشت و رکورد تردد متفاوت است و با توجه به پایداری تکنولوژی احتمال خطای بسیار کمی دارد. همچنین  برخلاف دستگاه‌های کارتی، هزینه‌ای برای گم شدن کارت یا تقلب پرسنل در ثبت تردد متحمل نخواهید شد. این نوع دستگاه‌ها  مناسب محیط‌های کاری دفتری و اداری است و در محیط‌های کارگاهی و تولیدی که پرسنل با مواد شیمیایی یا کار سخت یدی سر و کار دارند، مناسب نیست.

دستگاه‌های تشخیص چهره

این مدل‌ها دستگاه‌ها از الگوریتم‌های بیومتریک پیشرفته و معمولاً دو دوربین (نوری و مادون قرمز) استفاده می‌کنند. در نمونه‌های پیشرفته که به الگوریتم هوش مصنوعی، Anti-Spoofingو Visible Light   مجهز هستند، امکان شناسایی با ماسک، عینک، ثبت تردد چندین نفر حتی در حین حرکت را دارد و مانع از هرگونه تقلب می‌شود.

دستگاه‌های ساعت‌زنی تشخیص چهره بهترین گزینه برای کارگاه‌های صنعتی، تولیدی و درمانگاه‌ها هستندف چرا که به دلیل عدم تماس فیزیکی نه تنها اختلالی در ثبت تردد ایجاد نمی‌شود، بلکه امکان انتقال آلودگی و ویروس به صفر می‌رسد.شرعت  پردازش در دستگاه‌های چهره زن، معمولاً زیر ۰.۵ ثانیه انجام می‌شود که برای ساعات پیک ورود (۸ صبح) عالی است.

سیستم‌های حضور و غیاب ابری

در این مدل، شما به جای خرید دستگاه و نصب نرم افزار روی سیستم کامپیوتری، یک سرویس حضور و غیاب متناسب با ظرفیت سازمان خود خریداری می‌کنید. مهم‌ترین وجه تمایز این سیستم‌ها عدم نیاز به دستگاه حضوور و غیاب (هرچند که امکان استفاده از دستگاه هم وجود دارد) و دسترسی بدون محدودیت زمان و مکان به اطلاعات است. در این سیستم  داده‌ها به صورت رمزنگاری شده در سرورهای ابری ذخیره و  نگهداری می‌شوند و مدیر از طریق پنل وب یا اپلیکیشن موبایل به آن‌ها دسترسی دارد. مهمترین ویژگی‌های سامانه حضور و غیاب ابری می‌توان به امکان مدیریت دورکاری و ماموریت پرسنل  با استفاده اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی و بر اساس لوکیشن است. علاوه بر اینکه نرم‌افزار شما همیشه به آخرین نسخه مجهز است به سادگی با سایر سیستم‌های مدیریت منابع انسانی   مثل نرم افزار جذب و استخدام متصل می‌شود.

 اشتباهات رایج در خرید دستگاه حضور و غیاب:

1. نادیده گرفتن هزینه نصب و آموزش:  برخی فروشندگان قیمت دستگاه را پایین می‌گویند اما هزینه‌های گزافی برای نصب و آموزش نرم‌افزار دریافت می‌کنند. حتماً قیمت نهایی را بپرسید.
2. خرید برندهای متفرقه و ارزان قیمت: دستگاه‌های بی‌نام و نشان ممکن است سنسور یا دوربین ضعیفی داشته باشند که پس از چندماه کارایی خود را از دست می‌دهند. همچنین دستگاه‌های برند متفرقه، دارای نرم افزار یا گارانتی معتبر نیستند و این مسئله چالش‌های زیادی به همراه خواهد داشت.
3. بی‌توجهی به محیط فیزیکی:  محل نصب دستگاه یکی از فاکتورهای مهم در استفاده از دستگاه است. به عنوان مثال نصب دستگاه تشخیص چهره دقیقا روبروی تابش مستقیم آفتاب، کارکرد آن را مختل می‌کند. قبل از خرید، محل نصب را بررسی کنید.
4. عدم تست نرم‌افزار: سخت‌افزار فقط یک “ثبت‌کننده” است. تمام جادوی محاسبات در نرم‌افزار اتفاق می‌افتد. محیط نرم‌افزار باید فارسی، ساده و متناسب با قوانین وزارت کار ایران باشد.

در نهایت کدام گزینه از نظر اقتصادی منطقی‌تر است؟

• اگر شرکت شما کمتر از 20 پرسنل دارد و ساختار شیفت پیچیده ندارد، بهترین گزینه یک دستگاه اثر انگشتی اقتصادی با نرم‌افزار حضور و غیاب، مثل دستگاه WL112 یا دستگاه‌های اثر انگشت و کارت نانوتایم سری K40 گزینه‌های مقرون بصرفه است.
• اگر شرکت در حال رشد با 20 تا ۵۰ نفر پرسنل  هستید، دستگاه‌های بیومتریک هیبریدی که به طور همزمان چند روش احراز هویت را ساپورت می‌کنند مثل دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثر انگشت نانوتایم مدل BK 100 Pluse گزینه مناسبی است.
• اگر شرکتی تا 50 پرسنل با چندین شعب هستید و مدیران نیاز به دسترسی آنلاین دارند، بهترین گزینه سامانه حضور و غیاب آنلاین به همراه دستگاه حضور و غیاب است.

بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک، نه ارزان‌ترین مدل بازار و نه پیچیده‌ترین سیستم سازمانی بلکه دستگاهی اقتصادی، ساده و قابل توسعه است. انتخاب درست یعنی سیستمی که امروز پاسخ‌گوی نیاز شما باشد و فردا شما را مجبور به تعویض کامل نکند.